Doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh, để luôn đáp ứng kịp thời các yêu cầu kinh doanh mới, phù hợp với thị trường và thị hiếu trong của khách hàng. Đòi hỏi Doanh nghiệp phải luôn thay đổi và sáng tạo, một trong những sự thay đổi đó là công tác thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Đây là thủ tục không quá khó nhưng lại gây tốn kém khá nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này, Blue Thanh Hóa xin được chia sẻ với quý vị về nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp năm 2019 như sau.
Năm 2019, khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận 4 nội dung như sau:
- Tên doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
- Vốn điều lệ của doanh nghiệp
- Thông tin người đại diện theo pháp luật (Đối với Công ty TNHH còn có thêm thông tin về thành viên công ty).
Ngoài ra, khi công ty có thay đổi đăng ký kinh doanh đối với các nội dung sau còn được cấp song song với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục thay đổi nội dung về ngành nghề đăng ký kinh Doanh;
*Thủ tục thay đổi thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Hay thường gọi là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh);
- Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp
- Lưu ý doanh nghiệp khi thực hiện các nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh cụ thể như sau:
Thủ tục thay đổi ngành nghề đăng ký kinh doanh
Khi doanh nghiệp bổ sung ngành nghề đăng kinh doanh buộc phải thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh
Khi doanh nghiệp muốn mở rộng ngành nghề kinh doanh đã đăng ký bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp khi có sự thay đổi về ngành nghề kinh doanh nếu danh mục ngành nghề đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ chưa được mã hoá ngành nghề mã cấp 4 thì khi thay đổi phải đồng thời mã hoá lại các ngành nghề đã được cấp trước đây.
Thay đổi tên doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty thì doanh nghiệp ngoài việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, in ấn lại hóa đơn VAT, thông báo việc thay đổi với các cơ quan liên quan như: thuế, ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc thay đổi giấy phép con,… (nếu doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh có điều kiện sau đăng ký kinh doanh).
Điểm khác biệt kể từ ngày 01/07/2015 là, khi doanh nghiệp có nhu cầu khắc dấu pháp nhân mới với tên công ty mới thì doanh nghiệp có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu và thậm chí được quyền giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ. Đây thực sự là bước đột phá trong quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý doanh nghiệp chỉ có quyền quyết định số lượng, hình thức con dấu nhưng không có nghĩa là doanh nghiệp không cần có con dấu pháp nhân trong quá trình hoạt động như nhiều doanh nghiệp hoặc doanh nhân hiểu sai tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2014. Mặt khác, các con dấu của doanh nghiệp cần phải được khắc với nội dung và hình thức đồng nhất.
Hiện nay, doanh nghiệp thực hiện khắc dấu và có trách nhiệm công bố mẫu dấu của doanh nghiệp sau đó được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Giấy xác nhận công bố mẫu dấu của doanh nghiệp. Năm 2019, cơ quan công an hiện không còn quản lý con dấu và cũng không thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp. (Trừ các doanh nghiệp đặc thù không do Sở Kế hoạch đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vẫn tiếp tục thủ tục khắc con dấu và cấp Giấy chứng nhận mẫu dấu tại cơ quan Công an).
Lưu ý: Khi doanh nghiệp công bố mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cần lưu lại Giấy công bố mẫu dấu (thay thế cho Giấy chứng nhận mẫu dấu trước đây) để khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục tại ngân hàng, các đơn vị khác cần xuất trình.
Thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp
Khi thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp cần lưu ý nếu thay đổi chuyển sang quận mới, hoặc tỉnh thành phố mới doanh nghiệp phải xác nhận nghĩa vụ thuế nơi trụ sở cũ và cũng phát sinh thêm thủ tục đăng ký lại dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Nếu trong cùng quận huyện thì sau khi thay đổi doanh nghiệp thông báo về sự thay đổi với các cơ quan, đối tác liên quan để ghi nhận địa chỉ mới nhằm thống nhất sử dụng địa chỉ trong chứng từ giao dịch, đặc biệt là hóa đơn chứng từ thuế, sao kê ngân hàng,…Mặt khác, trước khi doanh nghiệp muốn thực hiện thủ tục chuyển trụ sở chính của doanh nghiệp khác quận thì phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế hiện tại. Sau khi có kết quả xác nhận nghĩa vụ thuế của chi Cục thuế cũ doanh nghiệp bắt đầu thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Trụ sở của công ty không được là nhà tập thể và nhà chung cư.
Thay đổi do chuyển nhượng, bổ sung thành viên, cổ đông trong doanh nghiệp
Khi chuyển nhượng cổ đông và đồng thời tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần, doanh nghiệp phải thực hiện thành 02 bước: Chuyển nhượng cổ đông, sau đó tăng vốn hoặc ngược lại.
Khi doanh nghiệp chuyển nhượng sẽ phát sinh liên quan đến việc kê khai thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng vốn và nghĩa vụ nộp thuế nếu có lãi (riêng đối với công ty cổ phần thì bị xác định như chuyển nhượng chứng khoán do đó khi cổ đông chuyển nhượng cổ phần sẽ bị tính thuế thu nhập chuyển nhượng là 0,1% (kể cả khi công ty chưa có lãi). Ngoài ra, theo quy định Luật Doanh nghiệp hiện nay thì đối với các cổ đông góp vốn (không phải là cổ đông sáng lập – người ký tên trên điều lệ khi thành lập doanh nghiệp, hoặc còn tên trên đăng ký kinh doanh) thì khi có sự chuyển nhượng không cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tự thực hiện ghi nhận sự chuyển nhượng giữa các cổ đông không phải là cổ đông sáng lập và kê khai thuế thu nhập cá nhân chuyển nhượng cổ phần.
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tăng vốn điều lệ do chuyển nhượng vốn góp gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao Biên bản họp của hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên;
- Quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, chủ sở hữu;
- Hợp đồng chuyển nhượng và biên bản thanh lý hợp đồng trong trường hợp chuyển nhượng vốn góp, cổ phần hoặc giấy tờ xác nhân việc góp vốn của thành viên mới;
- Giấy chứng thực cá nhân của thành viên mới;
- Văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận việc góp vốn, mua cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài khi góp vốn, mua cổ phần các công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài hoặc nắm giữ 51% tổng vốn điều lệ của tổ chức kinh tế.
Thay đổi vốn điều lệ của doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép một số loại hình doanh nghiệp mới có thể giảm vốn điều lệ, đối với các loại hình doanh nghiệp đều có thể được giảm vốn điều lệ thì cũng chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm nhất định. Đặc biệt điều kiện giảm vốn căn cứ theo báo cáo tài chính năm 2019 tại thời điểm giảm vốn và phải đảm bảo thực hiện đủ các quyền và nghĩa vụ về tài sản đến thời điểm giảm vốn.
Khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp lưu ý thủ tục góp vốn bằng chuyển khoản nếu thành viên, cổ đông công ty là pháp nhân, đối với cá nhân nếu có thể thực hiện góp vốn qua tài khoản càng tốt nhưng không bắt buộc.
Đặc biệt lưu ý tính chịu trách nhiệm của chủ sở hữu vốn góp, mức thuế môn bài. Trong trường hợp việc tăng mức vốn điều lệ làm tăng nghĩa vụ thuế môn bài của doanh nghiệp thì năm kế tiếp doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài theo mức vốn mới.
Doanh nghiệp lưu ý những người đã từng là người đại diện theo pháp luật của các doanh nghiệp chưa thực hiện xong các nghĩa vụ với cơ quan thuế sẽ không được tiếp tục đăng ký với tư cách là người đại diện theo pháp luật của bất kỳ doanh nghiệp khác. Luật Doanh nghiệp 2014 đã bãi bỏ hạn chế đối với chức danh giám đốc, tổng giám đốc của công ty cổ phần thì không được đồng thời là giám đốc, tổng giám đốc của các loại hình doanh nghiệp khác. Do đó, một người không bị hạn chế số lượng công ty với tư cách làgiám đốc, người đại diện theo pháp luật. Đây thực sự là một quy định hợp lý vì thực chất việc là Giám đốc, Tổng giám đốc nhiều công ty cổ phần nó không vì thế mà làm hại đến các đơn vị khác. Mặt khác, hiện nay công ty có thể có nhiều hơn 1 người đại diện theo pháp luật. Đây cũng là quy định rất mới của Luật doanh nghiệp hiện hành.
*Lưu ý: Theo Thông tư 108/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Mọi thông tin chi tiết về nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp năm 2019 quý vị có thể liên hệ trực tiếp tới Blue Thanh Hóa để được tư vấn miễn phí.
