Bắt đầu từ năm 2019, các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện tại điều 4 trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành vào ngày 12/09/2018 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1/11/2018. Quý vị cùng Blue Thanh Hóa tìm hiểu về quy trình làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2019 như sau.
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính Phủ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định này.
3. Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
4. Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
5. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
b) Không bắt buộc có chữ ký số
c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Xác định rõ loại hình hóa đơn điện tử doanh nghiệp
Đây là công việc cần thiết trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức phải nắm được loại hình hóa đơn doanh nghiệp được áp dụng theo quy định. Theo điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử thì hiện nay áp dụng 2 hình thức hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Các điều kiện như sau:
+ Bao gồm các lĩnh vực kinh doanh nằm trong các nhóm ngành: điện lực; bưu chính viễn thông; xăng dầu; vận tải đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, hàng không; tài chính tín dụng; nước sạch; bảo hiểm; y tế; thương mại; thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị
+ Hạ tầng kỹ thuật công nghệ: có khả năng thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng quy định; xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin,
Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
+ Bao gồm các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
+ Có doanh thu 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ
+ Các hộ, cá nhân kinh doanh kinh doanh nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, hàng tiêu dùng.
Quy trình làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2019
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 14 & Điều 20 Nghị định 119 và tiến hành như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 Phụ lục Nghị định.
- trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục Nghị định 119 qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Cần chú ý ngay từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
Còn trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký hóa đơn điện tử không có mã nhưng không được chấp nhận, đơn vị chuyển sang đăng ký sử dụng hình thức hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Nếu muốn thay đổi thông tin thì cần chuẩn bị nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục Nghị định 119 để thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế.
Thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 2019 là một trong những bước quan trọng và không thể thiếu để doanh nghiệp đưa hình thức hóa đơn này vào áp dụng. Chính vì thế vướng mắc về quy định, doanh nghiệp nên liên hệ đến cơ quan thuế hoặc công ty Blue để được tư vấn thêm.
